Kebijakan Privasi

Siapa kami

IFterview adalah sistem recruitment dan wawancara yang dikelola oleh Himpunan Mahasiswa Informatika (HIMA IF) Telkom University. HIMA IF adalah pihak yang menentukan tujuan dan cara pengolahan data pribadi di IFterview.

Untuk pertanyaan atau permintaan terkait data Anda, hubungi kami lewat Instagram @himaiftelkomuniv atau kontak panitia yang tercantum di bagian bawah halaman.

Data yang kami kumpulkan

Saat Anda membuat dan melengkapi akun

• Username, email, dan password. Password disimpan dalam bentuk hash, sehingga kami tidak dapat melihat password asli Anda.
• Nama lengkap, NIM, kelas, dan nomor WhatsApp.
• CV dan portofolio, berupa file yang Anda unggah atau tautan yang Anda isi.

Saat Anda mendaftar ke recruitment

• Pilihan divisi beserta urutan prioritas dan posisi yang Anda pilih.
• Jawaban atas pertanyaan di form pendaftaran.
• Jadwal wawancara yang Anda pilih.

Selama proses seleksi

• Jawaban Anda saat wawancara yang dicatat oleh pewawancara.
• Catatan dan penilaian pewawancara, termasuk rekomendasi kelayakan untuk divisi.
• Foto dokumentasi wawancara, yang dapat menampilkan wajah Anda.
• Status dan hasil seleksi, termasuk divisi tempat Anda diterima atau dicadangkan.

Saat Anda mengirim laporan bug atau saran

• Isi laporan dan screenshot yang Anda lampirkan.
• Nama dan email atau nomor WhatsApp, jika Anda mengirim tanpa login.
• Halaman tempat masalah terjadi, ukuran layar, jenis perangkat dan browser, serta versi IFterview.

Laporan hanya dibaca oleh pengelola sistem (Super Admin) untuk memperbaiki IFterview.

Data teknis

• Catatan aktivitas di sistem, seperti waktu login dan tindakan pada akun, untuk keamanan dan penelusuran masalah.

Untuk apa data dipakai

• Menjalankan seleksi: menilai pendaftar, menjadwalkan wawancara, dan menentukan hasil serta penempatan divisi.
• Menghubungi Anda terkait recruitment, misalnya lewat WhatsApp atau email.
• Mengirim email verifikasi akun dan pemulihan password.
• Mengumumkan hasil seleksi.
• Administrasi dan arsip HIMA IF, termasuk rekam jejak keanggotaan dan evaluasi recruitment berikutnya oleh kepengurusan selanjutnya.

Kami tidak menjual data Anda dan tidak memakainya untuk iklan.

Siapa yang dapat melihat data Anda

• Pengelola sistem (Super Admin) dari kepengurusan HIMA IF, yang dapat melihat data di semua recruitment.
• Admin recruitment, yaitu panitia inti dari recruitment yang Anda ikuti.
• Pewawancara dari recruitment yang Anda ikuti. Pewawancara dapat melihat data peserta recruitment tersebut, tetapi hanya dapat mengisi penilaian untuk divisi yang Anda pilih.
• Siapa pun yang mengetahui NIM atau kode pendaftaran Anda, lewat halaman Cek Status. Halaman ini menampilkan nama, kelas, pilihan divisi, jadwal dan status wawancara, serta hasil seleksi setelah diumumkan. Jangan bagikan kode pendaftaran Anda kepada orang lain.

Kami juga memakai penyedia layanan untuk menjalankan IFterview: penyedia hosting untuk server dan penyimpanan file, Vercel untuk menayangkan situs, dan Mailjet untuk mengirim email. Mereka memproses data hanya untuk menjalankan layanan tersebut. Jika CV atau portofolio Anda berupa tautan (misalnya Google Drive), akses ke file itu diatur oleh layanan tempat file tersebut disimpan.

Penyimpanan dan keamanan

• Data disimpan di server yang dikelola untuk HIMA IF dan dikirim lewat koneksi terenkripsi (HTTPS).
• Akses dibatasi sesuai peran: setiap akun panitia hanya dapat melihat dan mengubah apa yang menjadi tugasnya.
• Password disimpan dalam bentuk hash, dan sesi login memakai cookie yang tidak dapat dibaca oleh skrip di halaman.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika terjadi kebocoran data yang berdampak pada Anda, kami akan memberi tahu Anda dan pihak berwenang sesuai ketentuan yang berlaku.

Berapa lama data disimpan

IFterview dipakai secara berkelanjutan oleh kepengurusan HIMA IF dari tahun ke tahun. Karena itu, data Anda disimpan lintas kepengurusan selama masih dibutuhkan untuk tujuan di bagian 3, termasuk sebagai arsip organisasi.

Kami meninjau data secara berkala dan menghapus data yang sudah tidak diperlukan. Anda juga dapat meminta data Anda dihapus kapan saja, sebagaimana dijelaskan di bagian 8.

Cookie dan penyimpanan browser

• Cookie sesi login dan cookie keamanan. Keduanya diperlukan agar Anda tetap masuk dan agar permintaan ke server tidak dapat dipalsukan oleh situs lain.
• Penyimpanan lokal browser. Dipakai untuk mengingat tampilan sesi Anda dan menyimpan otomatis isian form pendaftaran yang belum dikirim. Draft ini hanya ada di perangkat Anda dan dihapus setelah pendaftaran terkirim, saat Anda logout, atau setelah 14 hari.

IFterview tidak memakai cookie iklan, analitik, atau pelacak pihak ketiga.

Hak Anda

Sebagai pemilik data, Anda berhak untuk:

• Mengetahui dan meminta salinan data pribadi Anda yang kami simpan.
• Memperbaiki data yang keliru. Sebagian besar data akun dapat Anda ubah sendiri di halaman Profil.
• Mengundurkan diri dari recruitment yang sedang berjalan, dengan menghubungi panitia recruitment tersebut.
• Meminta data Anda dihapus, atau menarik persetujuan pengolahan data.

Ajukan permintaan lewat kontak di bagian 1. Kami mungkin meminta Anda membuktikan bahwa Anda pemilik data tersebut. Penghapusan data atau penarikan persetujuan saat seleksi masih berjalan dapat membuat pendaftaran Anda tidak bisa diproses lebih lanjut.

Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui, misalnya saat ada fitur baru yang mengolah data dengan cara berbeda. Tanggal pembaruan terakhir tercantum di bagian atas halaman ini. Untuk perubahan penting, kami akan memberi tahu lewat IFterview atau kanal resmi HIMA IF.